Geplaatst op
In deze blog willen we je graag meenemen langs een aantal voordelen van digitaal archiveren. Het is echt de moeite waard om eens na te gaan of dit type archief niet iets voor je is. Lees snel verder en ontdek hoe jij ook kunt profiteren van een modern archief. Doe je voordeel met deze informatie.
· Veiligstellen van je archief
Een analoog archief is onveiliger vergeleken met een fysiek archief, het kan in de brand vliegen, vernietigt worden door een overstroming. Omdat het digitaal archief gekopieerd kan worden, heb je al snel twee versies van je archief. Dat is een enorm voordeel. Sla het dan wel op twee media op, bijvoorbeeld lokaal op een server en een andere versie als back-up in de cloud.
· Welke documenten kan ik laten scannen?
Het scannen van documenten kent geen grenzen. Je kunt papier (A4 of -3), maar ook microfilms, boeken en magazines laten archiveren. Het is overigens niet zo dat je maar een keer het analoge archief kunt laten digitaliseren. Het kan per dag, week, maand of jaar. Dus eigenlijk kan het altijd. Stuur de documenten digitaal of met de post. Easy!
· Raadplegen van het digitale archief is makkelijk
Een van de grote voordelen van een digitaal archief is dat het voortdurend snel te raadplegen is. Zo kunnen er dus meerdere mensen werken met een document. Dat is een voordeel ten opzichte van een klassieke archief, je hoeft niet op elkaar te wachten om met een boek te kunnen werken.
· Vernietigen van gegevens
Met een archief is het natuurlijk niet zo dat altijd gegevens bewaard moeten blijven tot in den eeuwigheid. Je moet om de zoveel tijd je archief ‘opschonen’, zodat je weer ruimte hebt voor gegevens die urgent zijn. Niet-urgente gegevens kun je laten vernietigen, om te voorkomen dat persoonlijke gegevens op straat komen te liggen of nutteloze data zich ophoopt. Experts kunnen je hierbij helpen.